Het juridische team van Multiverse voert juridische workflows uit in de hele organisatie

Als snelgroeiend bedrijf in de dynamische ed-techsector stond Multiverse voor een kritieke uitdaging: het compacte interne juridische team moest snel reageren op juridische en beveiligingsgerelateerde verzoeken, waarvoor vaak realtime analyse van grote hoeveelheden overeenkomsten nodig was. De bestaande handmatige processen hadden simpelweg moeite om het tempo en de omvang van het werk bij te houden.

Resultaten

• Het scannen van historische klantovereenkomsten op juridische risico's in uren in plaats van weken afgerond
• Het beveiligingsteam kan auditvragen voor ISO27001- en SOC2-audits direct beantwoorden en versnelt zo de afronding van de audit
• Prijsmechanismen in duizenden leveranciersovereenkomsten van Multiverse in uren in plaats van weken gecontroleerd

Het Wordsmith-moment

Zoals veel groeiende bedrijven herkende Multiverse een cruciaal moment om zijn legal-techcapaciteiten uit te breiden. Om effectief te schalen was het doel de capaciteit aanzienlijk te vergroten door automatisering in plaats van personeel. Toen begon het team van Multiverse Wordsmith AI te verkennen om zijn processen te stroomlijnen en tijdrovende routinetaken te automatiseren

Hoe Multiverse Wordsmith gebruikt

Grote hoeveelheden overeenkomsten beoordelen

Een van de grootste uitdagingen voor het interne juridische team van Multiverse was reageren op tijdkritische verzoeken vanuit het bedrijf om inzichten uit klantovereenkomsten.

De taak om honderden overeenkomsten binnen krappe deadlines te beoordelen was een aanzienlijke horde. De noodzaak om specifieke clausules te extraheren en centrale datapunten over verschillende contracten heen te vergelijken vormde een enorme uitdaging. Met behulp van de Reports-functie van Wordsmith AI kon Multiverse een groot deel van dit proces automatiseren.

Zodra de individuele controles waren ingericht, kon het juridische team zich richten op de belangrijkste gebieden, terwijl Wordsmith het zware werk overnam. „Wordsmith zoekt niet alleen op trefwoorden”, legt Tara uit. „Het vat de genuanceerde juridische taal die verspreid is over verschillende onderdelen van niet-gestandaardiseerde overeenkomsten. De nauwkeurigheid en het detailniveau van de rapporten zijn ongelooflijk indrukwekkend.”

Automatisering van contractbeoordeling – om het inkoopproces te versnellen

Met groeiende inkoopbehoeften stond het juridische team van Multiverse bovendien onder druk om een toenemend aantal leveranciersovereenkomsten te beoordelen. Vertragingen zijn nooit een optie; in nauwe samenwerking met Wordsmith ontwikkelde het team een juridisch beoordelingsproces met meer dan 30 geautomatiseerde controles die consequent kritieke juridische kwesties opsporen. Zo kan het inkoopteam een groot deel van de eerste beoordeling zelf uitvoeren en alleen de belangrijkste zaken naar Legal escaleren, wat de tijd voor routinebeoordelingen aanzienlijk vermindert. Na een korte training van 30 minuten was het inkoopteam volledig in staat om Wordsmith met vertrouwen in te zetten.

AI-juridisch assistent – om directe toegang tot technische kennis te bieden

Ook het beveiligingsteam van Multiverse profiteerde tijdens zijn succesvolle ISO27001-audit van Wordsmith AI. Wordsmith hielp hen de juiste beleidsstukken en de specifieke documenten te vinden die nodig waren om de vragen van de auditors te beantwoorden. Het leverde daarnaast nuttige suggesties voor de beantwoording, wat handig bleek. „

Wordsmith was gedurende het hele proces een zeer efficiënte en effectieve AI-metgezel”

Hoe de toekomst eruitziet

Voor Multiverse is Wordsmith AI snel een vast onderdeel van zijn stack geworden, dat de efficiëntie vergroot en de groei ondersteunt.

Terugkijkend op het traject tot nu toe zegt Tara: „Ik ben keer op keer onder de indruk van de verfijning van Wordsmith AI. Het is niet alleen de technologie die indruk maakt, maar ook de ondersteuning die we hebben gekregen. Het Wordsmith-team is een onschatbare hulpbron geweest terwijl we deze AI-transformatie vormgeven. We kijken ernaar uit om ons gebruik van het platform verder te verfijnen en zijn benieuwd naar de voordelen die het zal brengen naarmate we verder groeien.”