Wie Sie KI für Rechtsabteilungen im gesamten Unternehmen einführen
Ein praxisnahes Framework, entwickelt gemeinsam mit Jessica Vander Ploeg, VP Legal Operations, und Christopher Allen, Senior Corporate Counsel bei Belron, für die Einführung von Wordsmith in einer großen, dezentral organisierten Rechtsabteilung.
6.843
60–80 %
10.000 $ – 20.000 $
90 Minuten pro Tag
Interaktionen im März, ein Anstieg von 43 % gegenüber Februar und 164 % gegenüber Januar
Durchschnittlich gemeldete Effizienzsteigerung über die zentralen juristischen Tätigkeiten hinweg während der Testphase
Geschätzte wiederkehrende Einsparungen bei externen Kosten pro Nutzer, der Einsparungen beziffern konnte, wobei nur 20 % der Nutzer keine Einsparungen meldeten.
Durchschnittliche tägliche Zeitersparnis pro Anwalt bzw. Rechtsanwaltsfachangestellte(r), wobei 25 % der Nutzer mehr als 2 Stunden pro Tag angaben.
Die zentrale Erkenntnis
Enterprise-Legal-AI setzt sich nicht von selbst ein. Das eigentliche operative Problem, das darüber entscheidet, ob eine KI-Investition Ergebnisse liefert oder ungenutzt bleibt, besteht darin, das Rechtsteam dazu zu bringen, das Tool tatsächlich in seinen täglichen Arbeitsabläufen einzusetzen – und dabei zu bleiben.
Jessica und Christopher haben das von Anfang an verstanden. Die Nutzung stieg im Februar, dem Monat nach dem Start im Januar, um 80 % und legte im März um weitere 43 % zu, womit 6.843 Interaktionen im gesamten globalen Rechtsteam erreicht wurden. Diese Entwicklung war kein Zufall. Sie entstand daraus, dass die Einführung als operative Disziplin behandelt wurde: geplant, gemessen, gefördert und gesteuert.
Schulungen bringen Rechtsexperten dazu, sich mit dem Tool auseinanderzusetzen. Was sie zur Rückkehr bewegt, ist, dass Wordsmith fest in die eigentliche Arbeit eingebettet ist – präsent in dem Moment, in dem ein Vertrag eingeht, statt erst im Nachhinein in Erinnerung gerufen zu werden.
„Das Ziel bestand nie einfach darin, Zugang zu einem KI-Tool auf juristischem Niveau bereitzustellen. Es ging darum, sicherzustellen, dass Nutzungsmuster, Risikoposition und Wertschöpfung einer Prüfung durch die Rechtsabteilungsleitung sowie durch Stakeholder im Bereich Enterprise-KI-Governance und Investitionen standhalten.“
Christopher Allen, Senior Corporate Counsel
Das dreiphasige Einführungsmodell
Der Instinkt bei den meisten unternehmensweiten Einführungen besteht darin, schnell voranzugehen und erst später zu messen. Belron hat das Gegenteil getan. Sie strukturierten ihre Einführung in drei aufeinanderfolgenden Phasen, jede mit einem definierten Ziel und einer klaren Kennzahl, die erreicht werden musste, bevor es weiterging. Kein Kalender. Ein Standard.
Phase 1: Stabilisieren. Die erste Frage lautet nicht, wer das Tool liebt. Sie lautet, wer es noch nicht genutzt hat. Belrons Ziel war einfach: jeden lizenzierten Nutzer zu mindestens einer bedeutsamen Interaktion pro Woche zu bringen. Das bedeutete gezielte Ansprache von Nutzern ohne jegliche Interaktion mit rollenspezifischen Anwendungsfällen – keine allgemeine Informations-E-Mail. Ein konkreter, für ihr Praxisgebiet relevanter Anwendungsfall mit einem Grund, es noch heute auszuprobieren.
Phase 2: Vertiefen. Sobald die Grundlage geschaffen ist, verschiebt sich die Arbeit. Aus häufigen Nutzern werden Nutzer mit hohem Mehrwert. Die wichtigsten Anwendungsfälle werden erfasst und standardisiert. Und auch die Messung verändert sich. In Phase 2 beginnen eingesparte Zeit und vermiedene Kosten in den Daten sichtbar zu werden.
Phase 3: Verankern. Hier stagnieren die meisten Einführungen. Belrons Antwort darauf ist, Wordsmith zu einem festen Bestandteil zu machen, der nicht optional ist, sondern regionsübergreifend in Standardarbeitsabläufe integriert wird. Belron führt derzeit sieben Initiativen durch, um dies zu erreichen.
Gezielte Ansprache & E-Mail-Erinnerungen – Reaktivierung wenig oder gar nicht nutzender Teammitglieder durch segmentierte, rollenspezifische Ansprache mit konkreten, relevanten Wordsmith-Anwendungsfällen.
Sprechstunden-Schulungen – Live-Schulungen mit Fokus auf reale juristische Aufgaben bei Belron, um Vertrauen und grundlegende Kompetenz aufzubauen.
Aufbau einer Bibliothek mit Anwendungsfällen – Aufbau eines zentralen, durchsuchbaren Repositoriums mit von Teammitgliedern eingereichten Arbeitsabläufen, das Aufgaben, Prompts und eingesparte Zeit dokumentiert.
Workflow-Automatisierungs-Challenge – Crowdsourcing wertvoller, wiederholbarer juristischer Arbeitsabläufe, das die Einführung durch Beteiligung und Anerkennung im Team beschleunigt.
Mentoring-Programm für Power-User – Zusammenführung von Power-Usern mit weniger aktiven Nutzern in strukturierten Mentoring-Beziehungen, um eine praxisnahe, arbeitsablauforientierte Einführung zu beschleunigen.
Zweiwöchentlicher „Wussten Sie schon“-Content – Bereitstellung kurzer, praktischer Tipps und sofort einsetzbarer Prompts zur Vertiefung des Gelernten und zur Aufrechterhaltung des Nutzungsschwungs.
KPI-Umfrage & ROI-Erfassung – Quantifizierung der geschäftlichen Auswirkungen durch vierteljährliche Umfragen, die eingesparte Zeit, vermiedene Kosten und realisierten Mehrwert messen, um ein für die Führungsebene geeignetes ROI-Reporting zu ermöglichen.
Anwendungsfälle mit messbarem Mehrwert
Inhouse-Rechtsteams stehen unter dem Druck, mit gleichbleibender Personalstärke mehr zu leisten. Die folgenden Anwendungsfälle sind keine bloße Funktionsliste – es sind die Arbeitsabläufe, bei denen das Rechtsteam von Belron feststellte, dass Wordsmith veränderte, was an einem Tag möglich war.
Vertragsprüfung und Redlining. Die erste Durchsicht einer Vereinbarung mit einem Drittanbieter – das Extrahieren zentraler Vertragsbedingungen, das Kennzeichnen von Abweichungen vom Playbook, der Vergleich von Fassungen – ist zeitaufwendig und erfordert wenig eigenes Urteilsvermögen. Wordsmith übernimmt das. Rechtsexperten wenden ihre Zeit für die Arbeit auf, die wirklich zählt.
Rechtliche Recherche und Problemidentifikation. Regulatorische Analysen, Bewertungen von Geschäftsführerpflichten, arbeitsrechtliche Fragestellungen. Wordsmith beschleunigt die erste Analysephase, sodass der Rest des Unternehmens schneller zur eigentlichen inhaltlichen Fragestellung gelangt.
Überprüfung von Richtlinien und Datenschutzhinweisen. Der DSGVO-Rückstau ist in den meisten Rechtsabteilungen Realität. Strukturierte Zusammenfassungen und die Identifikation von Lücken verwandeln einen langsamen, manuellen Prozess in etwas, das tatsächlich aktuell gehalten werden kann.
Risiko- und/oder Folgenabschätzung. Das Problem liegt im Umfang der zugehörigen Dokumentation und in der regulatorischen Komplexität. Wordsmith übernimmt die Identifikation von Fragestellungen, sachliche Zusammenfassungen sowie die Bewertung und Priorisierung identifizierter Risiken über große Dokumentenbestände hinweg. Die Fachkräfte der Rechtsabteilung treffen die Ermessensentscheidungen und setzen die Risikominderung um.
Regulatorisches Horizon Scanning. Automatisierte Agenten überwachen Gesetzesänderungen und gleichen diese mit bestehenden Vertragsdatenbanken ab. Das Team reagiert nicht mehr auf Dinge, die bereits geschehen sind.
Messung des ROI im Unternehmensmaßstab
Irgendwann wird ein General Counsel gebeten, die Ausgaben zu rechtfertigen. Nutzungszahlen allein werden dafür nicht ausreichen. Der Übergang von Adoptionskennzahlen zu ROI-Kennzahlen sollte bereits vor Ende des ersten Quartals geplant werden – nicht erst, wenn die Unternehmensleitung danach fragt – und danach regelmäßig verfolgt werden.
Kategorie
Was gemessen werden soll
Wie es erfasst wird
Zeitersparnis
Durchschnittlich eingesparte Zeit pro Rechtsexperte und Tag
Strukturierte vierteljährliche Umfrage, zugeordnet zu konkreten Anwendungsfällen.
Nutzungshäufigkeit
Prozentualer Anteil wöchentlicher Aufgaben, bei denen Wordsmith genutzt wird
Prozentuale Abstufungen in 10-%-Schritten
Kostenvermeidung
Reduzierte oder vermiedene Ausgaben für externe Anwaltskanzleien und Dienstleister
Selbstauskunft der Nutzer mit Beschreibung des Sachverhalts und ungefährem Wert.
Qualitätsverbesserungen
Konsistenz, Genauigkeit im ersten Durchgang, Reduzierung von Überarbeitungszyklen
Qualitatives Feedback, das bestimmten Arbeitsabläufen zugeordnet ist.
Zufriedenheit der Rechtsabteilung
Stimmung im Team zur Erfassung persönlicher Erfahrungen und Wahrnehmungen
Offene Fragen zur Ableitung von Themen und zur Einspeisung in künftige Initiativen
„Nutzungsdaten zeigen Ihnen, dass Juristinnen und Juristen das Tool verwenden. Der ROI zeigt Ihnen, warum es im Budget bleibt. In der Lücke zwischen beidem bewegt sich Legal Operations – und genau dort haben wir angesetzt. Das ist der Unterschied zwischen Zugang und Wirkung.“
Die Schritte, die die meisten Teams überspringen, sind nicht die offensichtlichen. Es sind diejenigen, die warten zu können scheinen. Das können sie nicht.
1. Identifizieren Sie Power User vor dem Launch: Geben Sie ihnen frühzeitigen Zugang und Anwendungsfälle, um interne Erfolgsbeispiele zu schaffen und als Multiplikatoren zu wirken.
2. Erstellen Sie eine Teaser-Kommunikation, die Vorfreude weckt, gefolgt von einer offiziellen Go-live-Ankündigung.
3. Planen Sie eine Live-Schulung innerhalb der ersten Woche: eine Workflow-Sitzung mit echten Team-Unterlagen und konkreten Problemstellungen, keine Feature-Demo.
4. Richten Sie von Tag eins an ein Nutzungsmonitoring ein, segmentiert nach Region, Rolle und Adoptionsgrad, um gezielte Maßnahmen zu ermöglichen und Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge zu überwachen.
5. Akzeptieren Sie, dass ein vielschichtiger und mehrgleisiger Ansatz für nachhaltiges Veränderungsmanagement in der Organisation Beharrlichkeit, Kreativität, Psychologie und die Unterstützung der Führungsebene erfordert. Der Einsatz politischen Kapitals schadet ebenfalls nicht.
Über Belron. Belron ist ein globales Unternehmen mit über 30.000 Mitarbeitenden, das Marken wie Autoglass, Safelite und Carglass betreibt. Das globale Rechtsteam ist in den USA, Kanada, Australien, Neuseeland, Großbritannien und der EU vertreten. Belrons Weg zur Adoption in Zahlen.
Der März übertraf alle bisherigen Benchmarks, indem es sowohl die Testphase (Oktober 2025) als auch die ersten Monate nach dem Launch übertraf und damit Wordsmiths Übergang vom Experimentierstadium zur festen Verankerung im Arbeitsablauf markierte.
Die Konzentration der Nutzung nahm im Zeitverlauf ab, wobei Power User im Januar noch ca. 70 % der Nutzung ausmachten, im März jedoch nur noch ca. 61 % – ein Hinweis auf eine breiter werdende Akzeptanz.
Nutzer der regulären Stufe (d. h. des zweiten Quartils) erzeugten bis März ca. 25 % aller Wordsmith-Interaktionen, wodurch sich die Mitte der Adoptionskurve deutlich erweiterte und die Abhängigkeit von einer kleinen Gruppe erfahrener Nutzer verringerte.
Die Top-Nutzer bauten ihre Nutzung weiter aus, anstatt ein Plateau zu erreichen, wobei mehrere führende Nutzer ihre Nutzung von Februar bis März monatlich um 40–70 % steigerten.
Über Wordsmith. Wordsmith ist die KI-Plattform für unternehmensinterne Rechtsteams. Sie bietet die Infrastruktur, um die gesamte Arbeit an einem Ort zu verwalten und rechtliche Unterstützung im gesamten Unternehmen auszuweiten, ohne zusätzliches Personal einzustellen. Zu den Kunden zählen die Financial Times, Next, BT und Belron.
